¿Entender una actualización de progreso en menos de 30 segundos?

Parece sencillo. Tienes la actualización de progreso de este mes para tu proyecto y todo lo que necesitas hacer es comparar el cronograma con la actualización del mes pasado. Conceptualmente simple, pero se complica rápidamente. Muchas cosas pueden suceder de un mes a otro:

• Las actividades se retrasan

• La asignación de recursos varía

• Las actividades se adelantan/posponen

• Nuevas actividades se añaden/eliminan/modifican

• Los valores y parámetros cambian

• etc.

Cuando tienes un cronograma con miles de actividades, entender qué ha cambiado y, más importante, por qué, es muy complejo. Puede empeorar: eres el planificador responsable de reunir las actualizaciones de progreso de diferentes empresas o subcontratistas y debes integrar toda esta información en una sola actualización. No controlas lo que hacen y reportan las otras partes, y tienes poca o ninguna influencia sobre ello.

Típicamente, un planificador dedica entre el 20% y el 50% de su tiempo a “entender” cómo va el proyecto basado en la última actualización de progreso. Analizar, reportar, estudiar posibles cambios, etc. Hacer este análisis con un software de planificación tradicional requiere un esfuerzo y tiempo significativos.

Formas de superar el desafío

Hay muchas opciones, trucos, y guías que pueden aliviar el "dolor" de analizar manualmente las actualizaciones de progreso para entender los cambios. La mayoría de los planificadores tienen sus propios trucos, desarrollados por ellos mismos, para superar este desafío. Los más comunes suelen ser: 

• Línea base alternativa en P6 (primaria, secundaria, terciaria) para superponer ambos cronogramas. 
  

Pros	Cons
No se necesitan más herramientas	Configurar filtros para analizar y entender los cambios es complicado Difícil de compartir aprendizajes con un equipo más grande dentro del proyecto

Más detalles.

• Función de Comparación de Cronogramas en P6 (anteriormente “Claim Digger” – un nombre más chulo, ¿verdad?)

Pros	Cons
No necesitas más herramientas  Disfrutas de revisar miles de líneas en formato HTML	Genera una lista masiva de cambios en formato tabular en HTML (imagen abajo) Difícil de compartir aprendizajes de manera visual

Imagen 1: Esta interface.. ya no las hacen más así

Más detalles.

• Comparador de cronogramas en Primavera Cloud 

Pros	Cons
No necesitas más herramientas si tienes Primavera Cloud Buena organización y visualización de la información.	Aún es demasiado complejo para usar de manera intuitiva: hay demasiados botones, es difícil y poco intuitivo filtrar y superponer actividades... es como P6 pero en la nube. Filtros matemáticos, es decir, no puedes filtrar por 'actividades retrasadas'; necesitas utilizar un enfoque matemático como 'Nueva duración > duración anterior'. No se pueden compartir aprendizajes.

Más detalles:

• Exportar Excel (¡de locos!)

Pros	Cons
Ninguna (No se nos ocurre ningún pro con esta opción)	Todas las antes vistas, además de que el proceso es manual con miles de líneas Se asemeja mucho más a un castigo

No recomendamos ninguna lectura, solo esta imagen generada por inteligencia artificial para aquellos que siguen este camino: 

¿Familiar?

• Integración con power BI 
  

Pros	Cons
Potente, cuando funciona.  Puede ser ajustada para mostrar la información que necesita todo el equipo encargado del proyecto De fácil acceso	Requiere mucho conocimiento para configurarla  Difícil de mantener  No muestra los cambios en formato de Gantt

Más detalles.

• Otras herramientas en línea como XER Schedule, ScheduleReader, etc
  

Pros	Cons
Suelen ser gratuitas	Baja o ninguna protección de datos El resultado es similar a una comparación de programación  Dificil de compartir aprendizajes y puntos clave

¿Son lo suficientemente buenos? 

Algunos trucos funcionan para ciertos proyectos y planificadores. Otros planificadores simplemente aceptan el hecho de que deben lidiar con esta realidad y vivir con ella. Las integraciones con otras herramientas funcionan de maravilla hasta que se caen por alguna razón y el becario que pasó el verano configurando esa elegante integración con Power BI ya no trabaja en el equipo.

Todo lo anterior requiere algún tipo de esfuerzo para configurar, mantener, entender la información y exportarla. Es uno de esos dolores crónicos con los que uno ha aprendido a vivir y apenas nota, hasta que se da cuenta de que existen alternativas.

Llegó la IA

La Inteligencia Artificial es una tecnología que cambia el juego y puede hacer que entender una actualización de progreso sea una tarea de 30 segundos. Frontline Analyzer permite al usuario cargar dos cronogramas de proyectos, compararlos y nuestra IA le ayudará a entender rápidamente qué ha cambiado y por qué.

Para mantener las cosas simples, el software industrial de Frontline analiza todo lo que ha cambiado (estado, fechas, actividades nuevas/eliminadas/modificaciones de parámetros) y permite al usuario ver estos cambios con filtrado intuitivo de manera interactiva. Además, esto se puede compartir con cualquier persona en el proyecto. Quedaron atrás los días en que un planificador debía exportar la vista de Gantt en PDF y de alguna manera resaltar los cambios y el impacto de esos cambios. El Analyzer de Frontline puede ser utilizado por cualquier persona en el proyecto con conocimientos básicos de planificación de proyectos, sin necesidad de saber nada sobre MSP o P6.

Tan simple como: 

Atrévete a verlo por tus propios ojos, con una demostración gratuita.